Jeg må bare starte dette innlegget med litt selvskryt: Jeg er ekstremt strukturert. Har jeg det ikke ryddig og ordentlig rundt meg, kjenner jeg at angsten kommer krypende. På grensen til OCD, jeg vet. Livet mitt fungerer rett og slett bedre når ting er satt i system, og det inkluderer innboksen min. Jeg har mapper og undermapper og varsler og fargekoder. Det funker for meg.
MEN, jeg vet at det er veldig mange der ute som ikke ville fremhevet «God på organisering av e-post» som styrke på CVet. Det er både OK og helt forståelig. Jeg sitter stort sett foran PCen, og da har jeg også mulighet til å prioritere det å holde innboksen ryddig. Men det finnes jo mange som stadig er på farta eller som velger å ikke prioritere dette på samme måte. Dere vet hvem dere er, og dere vet hva jeg snakker om: Innboksen fylles med e-poster som du tenker at du skal svare på i løpet av dagen, morgendagen eller når du har et ledig minutt. Korrespondanse merkes som «Ulest» for at du ikke skal glemme. Men hva skjer så? Det kommer nye e-poster, og den viktige mailen fra en kollega eller kunde synker dypere og dypere, og til slutt må du forholde deg til «purrepost» og sette av en halv dag til å rydde opp.
Kjenner du deg igjen i noen av disse? «Beklager at jeg ikke svarte tidligere», «Denne gikk dessverre i glemmeboka» eller den klassiske «Du, jeg hadde sendt deg svar, men den ble sittende fast i utboksen, og jeg så det ikke før nå! Beklager så mye. Prøver på nytt nå.»
Før jeg går videre vil jeg bare si at jeg har 100% forståelse for at e-post blir nedprioritert til fordel for andre viktige oppgaver. Vi sender mye e-post. Kanskje litt for mye. Men, her kommer i hvert fall mitt tips til de av dere som ønsker et EFFEKTIVT OG LITE TIDKREVENDE system for å holde innboksen ryddig og ikke glemme å svare:
REGEL NUMMER 1: Innboksen skal ikke være et arkiv – den skal tømmes fortløpende.
OPPRETT DISSE MAPPENE: I dag Denne uken Denne måneden Dette kvartalet Arkiv
Et ganske selvforklarende system (som virker). Mailer du vet må besvares i dag flyttes til «I dag», de som må besvares en eller annen gang i løpet av inneværende uke til «Denne uken», osv.
Så videre til effektiv behandling av e-post. Slik jeg ser det har e-poster som regel et av følgende formål med korresponderende handling:
Når handlingen(e) er utført, legger du e-posten i «Arkiv». Husk regel nummer 1: innboksen er ikke arkivet ditt.
Dette systemet forutsetter selvfølgelig at du setter av tid til å gå gjennom mappene, men det blir langt mer overkommelig siden du ikke da må sitte og vurdere når e-posten skal besvares.
La oss visualisere det:
Flytdiagram 1 - Organisering:
Flytdiagram 2 – Behandling
Greit, men hva med aktivitetsavhengigheter?
Dersom en e-post krever at noen andre kommer med innspill eller at du får tak i et viktig dokument eller gjør noe annet i forkant, er det klart at e-posten ikke kan behandles umiddelbart. I disse tilfellene anbefaler jeg å vurdere hvor lang tid det vil ta før aktivitetsavhengigheten er utført, og flytte e-posten til den mappen du mener er riktig. Med andre ord, hvis du regner med å få innspill fra en kollega i løpet av måneden, flytter du e-posten til «Denne måneden», og setter en dato på innhenting av opplysninger, dokumenter o.l. i kalenderen. På den måten har du et velfungerende system, selv om behandlingen krever at du involverer andre.
Hvis du allerede har et system som i teorien er bra, men som ikke fungerer i praksis, anbefaler jeg å forsøke en ny vri. Prøv dette systemet i noen måneder, og jeg er ganske sikker på at du vil merke en stor forskjell.
Lykke til!
(+47) 993 05 234
